새 일정 만들기
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캘린더에 이벤트를 직접 추가하는 방법은 오른쪽 하단의 새 일정 아이콘을 눌러 새로운 일정을 만들 수 있습니다. 캘린더 앱에서 선택한 캘린더에 이벤트를 추가하는 두 가지 방법이 있습니다. 앞서 다른 페이지에서 언급한 것처럼 스마트폰 화면의 해당 날짜 또는 시간 영역을 터치하여 간단하게 이벤트를 생성할 수 있을 뿐만 아니라 우측 하단의 새 일정 아이콘을 눌러 이벤트를 생성할 수 있습니다.
다음은 각 캘린더 보기 모드에 대한 이벤트를 만드는 방법에 대한 설명입니다.
아젠다: 요일 표시 영역 옆을 길게 눌러 새 이벤트를 만듭니다. 그리고 만약 오늘 날짜에 일정이 하나도 없는 경우에는 오늘 날짜(파란색 글씨로 표시됨) 밑에는 "일정 없음. 일정 만들기" 버튼이 표시됩니다. 이것을 눌러 새로운 일정을 바로 만들 수도 있습니다.
일: 해당 날짜의 시간 영역을 살짝 누르면 해당 시간대가 파란색으로 표시되며, 한번 더 누르면 일정 만들기 편집화면이 나타나고 새 일정을 만들 수 있습니다.
3일/작업주/주: 해당 날짜의 시간 영역을 살짝 누르면, 해당 시간대가 파란색으로 선택되고, 가운데 + 버튼이 표시됩니다. + 버튼을 누르면 일정 만들기 편집 화면이 열립니다.
주 아젠다: 주 아젠다 보기에서는 우측 하단에 해당 월의 캘린더가 표시되기 때문에, 월 보기로 이동해서 새 일정을 만들 수 있습니다. 그러나 기본적으로 우측 하단의 일정 아이콘을 눌러 새 일정을 만들 수 있으며, 해당 일자를 살짝 눌러 나타나는 날짜별 팝업에서도 우측 상단의 + 버튼을 눌러 새 일정을 추가할 수 있습니다.
월: 월 보기에서도 날짜 영역을 눌러 팝업에서 +를 눌러 새 일정을 추가하거나 우측 하단의 새 일정 아이콘을 눌러 새 일정을 추가할 수 있습니다.
년: 년 보기에서는 1년치 달력을 보여주는 화면이므로, 원하는 월을 선택해서 새 일정을 추가해야 합니다. 과정은 월보기와 동일합니다.
다음은 일정 만들기의 기본 양식 화면입니다. 해당 옵션들의 설정 값과 기능들에 대해 살펴보겠습니다.
제목: 이 영역은 새로 만들려는 일정 이름을 입력하는 영역입니다. 이벤트의 특징이나 목적 등을 생각해 이름을 붙이는것이 좋습니다.
범주: 캘린더의 개별 이벤트들에 범주(카테고리)를 지정할 수 있습니다. 범주를 누르면 기존에 사용된 범주 명들이 나열됩니다. 여기서 해당되는 범주가 없다면 새로운 범주 명을 추가할 수 있습니다.
저장 폴더와 계정 선택: 새로 만들려는 일정의 저장 폴더와 계정을 지정하는 옵션입니다.
하루종일 일정 여부 선택: 새로 만들려는 일정이 하루 종일 진행되는 이벤트인지를 지정할 수 있는 옵션입니다. 하루 종일 이벤트가 되면 일/주 보기에서 상단에 고정된 이벤트로 표시됩니다. 시간 영역을 스크롤하더라도 상단 영역에 고정되어 하루 종일 이벤트 임을 쉽게 알 수 있습니다.
시작 일시 및 종료 일시 지정: 하루 종일 이벤트가 아닌 경우에는 날짜와 시간을 지정할 수 있습니다. 날짜 선택기와 시간 선택기를 통해 원하는 시작일/종료일과 시간을 지정할 수 있습니다.
일정 도우미(Schedule Assistant): "일정 도우미"의 도움을 받으면 참석자의 일정을 참고하여 쉽게 일정을 잡을 수 있습니다. "일정 도우미"에 들어가기 위해서 시작일과 종료일 사이에 있는 파란색 (→) 아이콘을 눌러 이벤트 시간을 설정하고 사람들을 초대할 수 있습니다. 동일한 도메인(같은 회사)에 있는 동료를 미팅 이벤트에 추가했다면, 초대 대상자의 일정을 확인할 수 있습니다.
타임존 선택: 새로 만드는 일정의 타임존을 지정할 수 있습니다. 하루 종일 이벤트의 경우에는 타임존 지정을 할 수 없습니다. 입력란에 국가명을 입력하면 해당 국가명이 나타납니다. 몇 글자만 입력하면 나타나는 국가명 중에서 원하는 국가를 선택할 수 있습니다. 그러면 선택한 국가의 시간대가 표시됩니다.
반복 일정 선택: 이 옵션은 반복적으로 발생하는 이벤트를 지정할 수 있습니다. 기본값은 사용 안 함으로 되어 있습니다. 해당 옵션을 누르면, 아래 화면처럼 팝업 창이 나타나고, 매일, 매주, 격주, 매월, 3개월마다, 6개월마다, 매년, 그리고 사용자 정의 반복을 지정할 수 있습니다. 이 반복 날짜는 현재 날짜를 기준으로 하므로 시작 날짜를 실제로 시작할 날짜를 설정하는 것이 중요합니다. 기본 제공되는 반복 주기 이외에 반복 일정을 만들려면 사용자 정의를 선택해서 선택할 수 있습니다.
반복 일정의 사용자 정의 화면은 사실 반복 일정을 한번 선택하였으면 다시 눌렀을 때 나타나는 반복 일정 편집화면입니다. 반복 일정은 크게 세가지 영역으로 나뉘어져 있습니다.
반복 시간(시작-종료): 반복 일정이 시작되는 시간과 종료 시간 등을 지정합니다.
반복 규칙: 반복 일정의 발생 빈도를 지정합니다. 예를 들어, 매일, 매주, 매월, 매년과 같이 반복 주기를 지정합니다. 만약 격주로 반복되길 원하면, 반복 주를 2주로 지정하면 됩니다. 그리고 주별일 경우, 요일 지정이 가능하며, 월별이나 년별일 경우에는 날짜 지정이 가능합니다.
반복 범위: 반복되는 기간을 지정합니다. 시작일이 있고, 종료일이 없을 수도 있으며, 종료일을 지정할 수 있습니다. 아니면 발생 횟수로 반복 기간을 지정할 수 있습니다.
위치: 일정(모임, 미팅, 약속)이 열리는 장소를 지정할 수 있습니다. 오피스메일 앱은 구글 맵을 이용해서 해당 위치를 약도와 함께 보여줍니다.
참석자 초대: 새로 만드는 일정이 미팅이나 모임인 경우에 이 옵션을 통해 참석자를 초대할 수 있으며, 자동으로 해당 참석자에게 초대메일을 발송하게 됩니다.
받는 사람의 이름이나 이메일 주소를 입력하여 이벤트를 예약하여 참석자를 추가할 수 있습니다. (+) 아이콘을 눌러 오피스메일 앱의 연락처, 안드로이드의 전체, 디렉토리, 그룹에서 연락처를 선택할 수 있습니다.
온라인 미팅: 온라인 미팅 옵션을 켜면, 해당 일정을 온라인 미팅으로 추가해줍니다.
미리 알림 설정: 해당 일정에 대한 미리 알림(Reminder)이 언제 알려줄지를 설정하는 옵션으로 다양한 이벤트 알림 시간을 설정할 수 있으며, 사용자 지정을 통해 원하는 시간을 직접 입력할 수도 있습니다. 기본값은 15분이지만, 기본 설정은 설정에서 변경할 수 있습니다.
설정 > 일정 > 기본값 - 미리 알림 시간
미리 알림은 반드시 일정 시간 전에 나타나고, 다음과 같은 옵션을 선택할 수 있습니다.
없음, 이벤트 시간에, 5분 전, 10분 전, 15분 전, 30분 전, 1시간 전, 2시간 전, 12시간 전, 1일 전, 2일 전, 1주 전, 사용자 지정.
"사용자 지정"을 선택하면, 새 팝업창이 나타나며 분, 시, 일, 주 등 세부 정보를 사용자 지정할 수 있습니다.
비공개: 비공개 이벤트를 하고 싶을 때 사용하는 옵션입니다. 이 옵션을 켜면, 해당 일정이 다른 사람과 공유되지 않습니다. 비공개로 지정된 이벤트는 일정명 오른쪽 옆에 자물쇠 아이콘이 표시됩니다.
다른 용무 중: 이 옵션은 다른 용무 중(Busy), 약속 없음(Free), 미정(Tentative) 및 자리 비움(Away)과 같은 미팅 주최자의 상태를 표시하는 데 사용됩니다.
첨부 파일 추가: 이벤트에 첨부파일을 추가하려는 경우 사용할 수 있으며, 이 옵션은 EAS 16 이상을 사용하는 계정에만 표시됩니다.
메모: 메모 영역을 누르면 해당 이벤트에 필요한 정보를 메모할 수 있는 리치 에디터가 실행됩니다. 툴바의 기능을 이용하여 메모 내용을 작성하고, HTML 포맷으로 저장됩니다.
오피스메일 앱은 메일, 캘린더, 작업 등과 같은 서브 앱을 포함하는 통합 앱이므로 각 앱은 다른 앱 기능에 연결할 수 있어야 합니다. 메일에서 메시지를 확인하면서 내용을 이벤트나 작업으로 등록할 수 있습니다.
일정으로 만들고 싶은 메일로 들어가면, 하단 우측에 3점 메뉴(…)가 있습니다.
컨텍스트 메뉴가 나타나면, "일정 만들기"를 누릅니다.
일정 만들기 창이 열리면서, 해당 메일 내용과 현재 시각으로 새로운 이벤트 편집 화면이 나타납니다. 일정 시간과 필요한 옵션을 지정한 후 저장하면 캘린더에 일정이 생성됩니다.
