작업 다루기

할 일 앱에서 작업을 생성하고, 편집, 삭제하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

작업 만들기

작업 만들기에는 2가지 방식으로 추가할 수 있는데, 모든 스마트 목록 선택 상태에서 상단의 '' 버튼을 누르거나 작업 목록 영역의 입력 필드에서 빠른 작업 추가 기능을 이용할 수 있습니다.

빠른 방법: 작업 목록의 위쪽에 항상 표시되는 + 작업 추가 클릭 → 제목 입력 → 엔터 키로 저장 또는 '추가' 버튼 클릭하여 저장
정식 방법: 상단의 새 작업 버튼 클릭 → 제목 입력 → 저장 버튼을 눌러 저장

1. 빠른 생성

빠른 추가의 경우, '+작업 추가'를 눌렀을 때 나타나는 작업 템플릿에서 작업 제목을 입력한 다음 Enter 키나 필드 오른쪽 끝에 있는 '' 버튼을 누릅니다. 작업 명을 입력하기 시작하면 '추가' 버튼이 파란색()으로 누를 수 있도록 변합니다. 새 작업이 목록 맨 아래에 추가됩니다. 빠른 생성을 통한 작업 추가는 "설정 > 할 일"에서 설정된 기본값을 이용해서 빠르게 작업을 생성할 때 유용합니다.

2. 입력 창을 통한 작업 추가

이제 상단의 새 작업 버튼을 눌러 작업을 추가하는 방법을 알아보겠습니다. 새 작업 버튼을 누르면 화면 가운데 새 작업 입력을 위한 양식 창이 나타납니다. 여기에 제목, 작업 폴더 선택, 작업 기한 지정, 알림 시간, 중요도, 메모 등을 지정하고 저장을 누릅니다.

작업 폴더가 여러 개인 경우에는 작업 추가 창에서 먼저 해당 계정 폴더를 선택한 뒤 작업을 추가하세요.

그럼 입력 필드에 대해 상세히 알아보겠습니다.

제목: 작업 제목은 최대 100자까지 입력할 수 있으며, 해당 작업 내용을 표현하는 적절한 이름을 갖도록 지정합니다. 제목 입력창 오른쪽 옆에 있는 파란색 아이콘은 작업 중요도를 선택하는 옵션입니다. 이를 클릭하면 파란색으로 채워지고 느낌표가 표시되어 중요 작업임을 표시합니다.

폴더 선택: 현재 생성하려는 작업이 속할 폴더를 선택하고, 해당 작업이 저장될 계정과 폴더를 확인합니다. 다른 목록으로 변경 시 작업이 즉시 다른 목록으로 이동합니다. 작업 폴더의 기본값도 "설정 > 할 일"에서 설정할 수 있는데, 기본값은 사용자가 '마지막 작업이 추가된 폴더'로 저장됩니다. 만약 특정 폴더를 기본값으로 지정하고 싶다면 설정 > 할 일 > 폴더에서 원하는 폴더를 기본 폴더로 지정할 수 있습니다.

모든 입력 필드와 내용을 채웠으면 작업 생성 창의 아래에 있는 '저장' 버튼을 눌러 저장합니다.

기한: 작업의 완료일 기한을 설정합니다. 드롭다운 메뉴를 눌러보면, 선택할 수 있는 옵션은 다음과 같습니다. 기본값을 설정 > 할 일 > 일반 > 기한에서 설정해둘 수 있습니다.

오늘: 해당 작업을 오늘 중으로 처리합니다.
내일: 해당 작업을 내일까지 처리합니다.
날짜 선택: 날짜 선택을 위한 달력이 나타나고 원하는 날짜를 선택할 수 있습니다.
반복: 주기적으로 반복되는 작업일 경우에, 반복 작업으로 생성할 수 있습니다. 특정 요일, 또는 날짜에 반복되는 주기를 지정할 수 있습니다.
기한 없음: 해당 작업이 완료일이 필요하지 않은 작업일 경우에 선택합니다. 완료일이 지정되지 않은 작업입니다.

미리 알림: 생성하려는 작업의 미리 알림 일시를 지정합니다. 작업의 미리 알림은 캘린더 일정과 달리, 구체적인 시간이 지정된 일정이 아니기 때문에 다음과 같은 기본 알림 일자와 시간이 지정된 기본값으로 설정됩니다. 이 미리 알림 시간은 "설정 > 할 일"에서 설정된 값을 따라갑니다.

"설정 > 할 일"에서 오늘 알림 시간이 '자동'으로 지정되었다면, 기한이 '오늘'인 경우, 다음과 같이 미리 알림 시간이 자동으로 추천됩니다.
- 작업 생성 시간이 오후 3시(15시)가 넘은 경우에는 해당 시간에서 +3시간 후로 미리 알림 시간이 표시됩니다.
- 오후 3시 이전에 작업을 생성했다면, 마감일이 오늘인 작업의 미리 알림은 오후 4시(16시)로 맞춰집니다.
내일의 경우는 '설정 > 할 일'의 '미래 알림 시간' 기본값인 마감일의 오전 09:00으로 지정됩니다.
미리 알림 시간을 사용자 정의하고 싶으면, 드롭다운 메뉴에서 '날짜와 시간 선택'을 눌러 원하는 날짜와 시간을 선택합니다. 이 경우, 마감일 이전 일시를 선택해야 하는 것에 주의하십시오.

우선 순위: 작업의 우선 순위를 지정합니다. 기본값은 '보통'이며, '낮음/보통/높음' 중에서 선택할 수 있습니다. '높음'으로 선택된 작업의 경우는 작업 목록의 우측에 이 표시됩니다. 편집 창에서 제목 옆에 있는 우선 순위 아이콘을 눌러서 해제하거나 우선 순위 드롭다운 메뉴에서 '보통'이니 '낮음'을 선택해서 변경할 수 있습니다.

메모: 해당 작업의 필요한 설명이나 중요 내용을 메모해둡니다. 예를 들어, 구매 목록, 회의 링크, 체크리스트 요약, 참고 사항 등을 입력할 수 있는 텍스트 필드입니다.

작업 완료하기

작업을 작성하는 이유는 할 일을 처리하고 관리하기 위한 것입니다. 데이비드 앨런이 개발한 "Get Things Done"은 생산성 향상 방법론으로, 머릿속에 떠오르는 모든 할 일과 생각을 기록하고 체계적으로 정리하여 스트레스 없이 효율적으로 실행해 나가는 것을 목표로 합니다. 오피스메일의 '할 일' 앱에서도 작업을 기반으로 GTD를 처리해 나갈 수 있습니다.

완료 처리

할 일을 작업으로 생성하고, 처리가 완료되면 '완료'로 표시하여 '완료' 폴더로 넘깁니다. 이런 식으로 할 일을 처리함으로써 작업을 관리할 수 있습니다. 먼저 작업의 처리가 완료되었다면, 생성할 때와 마찬가지로 해당 작업을¹목록 창에서 왼쪽 체크박스를 선택함으로써 '완료' 처리할 수 있습니다. 또는 해당 작업을 클릭해서 열은 세부 정보 편집 창에서 ²제목 필드 옆의 체크박스를 선택하고 저장해서 완료로 만들 수 있습니다. 이 방법에서는 상세보기 창에서 편집()을 눌러 작업 편집 화면에서 체크박스를 눌러 완료로 만들 수도 있습니다.

완료 취소

완료 처리된 작업은 스마트 목록의 '완료' 폴더로 이동합니다. 이동된 작업은 완료되었음을 표시하는 취소선이 제목에 표시된 채로 나열됩니다. 만약 완료된 목록에서 완료 취소를 하고 싶다면, 체크 박스를 다시 선택 해제하면 원래 폴더로 복원됩니다.

작업 상세 보기

작업을 생성하면, 할 일의 스마트 목록에서 해당 작업의 진행 상태에 따라 자동으로 이동합니다. 오른쪽 작업 목록 화면에서 원하는 작업의 상세 내용을 보기 위해 마우스로 클릭해보면, 해당 작업의 내용을 확인할 수 있습니다.

그리고 스마트 목록의 '완료' 목록에서는 상세 보기에서 해당 작업의 완료 일시를 확인할 수 있습니다. 기본적으로 다른 스마트 폴더에서는 해당 작업의 마감 일시만 표시합니다.

작업 편집

작업 기한이나 미리 알림 시간 등을 변경하려면, 빠른 작업 목록에서 직접 바꿀 수도 있고, 클릭하여 작업 세부 정보 편집 창에서 변경할 수 있습니다. 그러나 작업 명이나 우선 순위 등의 설정은 작업 편집을 위한 상세보기 팝업을 통해 할 수 있습니다.

빠른 작업 목록에서 편집 가능한 항목

기한/미리 알림: 세부 정보 보기 창에서 할 수 있지만, 빠른 작업 목록 화면에서 기한과 미리 알림은 수정할 수 있습니다. 이 항목들은 해당 작업의 기한()/알림() 아이콘을 클릭해서 세부 정보 보기 창을 열지 않고도 목록에서 직접 변경할 수 있습니다.

우선 순위: 세부 정보 편집 창을 열지 않고도 목록 우측의 우선 순위 아이콘을 클릭하여 쉽게 선택/해제할 수 있습니다.

완료 처리: 작업 목록 창의 작업명 왼쪽에 있는 체크박스를 선택하면 완료 처리되어 스마트 목록의 '완료'로 이동합니다.

작업 상세 정보 창에서 편집

작업 목록에서 편집하려는 작업 항목을 누르면 아래 화면과 같은 작업 상세보기 창이 나타납니다. 상세 보기에서는 다음과 같은 기능을 사용할 수 있습니다.

복제(): 현재 선택 작업과 동일한 작업으로 복제합니다. 복제 버튼을 누르면 현재 작업 내용을 가지고 새 작업 창이 나타나는데, 이를 수정해서 새 작업을 쉽게 만들 수 있습니다.
편집(): 선택 작업을 편집하기 위한 '작업 편집' 창이 나타납니다.
삭제(): 해당 작업을 삭제합니다.
닫기(): 상세 보기 창을 닫습니다.