AI 연락처
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현재 오피스메일은 공용 연락처라는 전사적 외부 연락처 관리 서비스를 제공합니다. 고객/거래처 정보를 개인이 아닌 회사 자원으로 관리하는 목적으로 사용합니다.
기존 공용 연락처의 경우 사용자가 직접 연락처를 등록해줘야 하는 번거로움이 있었습니다. 하지만 AI 연락처 기능 추가로 자동으로 연락처가 등록이 됩니다.
직원들이 수신한 이메일에서 발신자의 서명 정보를 추출해서 AI 연락처로 등록하고 자동 분류를 해줍니다.
광고 메일이나 원치 않는 메일에서 연락처를 추출할 가능성이 있어서 이러한 연락처 추출 방식을 개선해나갈 예정입니다.
AI에 의해 공용 연락처에 등록된 연락처 정보는 메일 작성시 이메일 수신인 입력할 때 자동으로 검색되어 추천됩니다.
AI 연락처에 등록되는 연락처는 다음과 같은 조건을 만족하는 경우에, 서버에서 자동으로 해당 메일의 서명 부분을 추출하여 AI 연락처에 등록하게 되어 있습니다.
다른 도메인이나 다른 회사에서 온 메일에 답장을 쓰는 경우.
해당 메일이 서명을 가지고 있으며, 회사명, 전화번호, 이메일 주소 등을 갖고 있는 경우.
위와 같은 조건에서 중요 발신인으로 지정하는 과정에서 수신인이 답장을 보내게 되면 서버가 해당 메일의 최초 발신인의 서명 정보를 읽어서 메일 주소와 비교한 뒤 일치하면 AI 연락처에 자동으로 등록하게 됩니다.
기본적으로 외부 거래처(다른 도메인을 사용하는 이메일 주소)에서 온 메일이 전화번호, 이메일 주소, 회사명의 서명을 갖고 있고, 해당 메일에 회사 계정으로 답장을 쓴 경우, 오피스메일 서버의 AI 기능이 자동으로 해당 연락처를 "AI 연락처"에 추가합니다.
전체 또는 기타 분류로 들어온 메일 중에서 답장을 할 때 보낸사람 이름 오른쪽 옆에 이 보이면, 해당 메일이 고객이나 거래처에서 업무상 보낸 메일 임을 알 수 있습니다. 이런 메일이 회사명, 전화번호, 이메일 주소를 포함한 서명을 갖고 있으면, 중요 연락처로 인식되어 AI가 자동으로 AI 연락처로 추출하여 추가하게 됩니다.
수동으로 하는 경우에는 기타로 분류된 메일의 발신인 주소 오른쪽 옆에 표시되는 아이콘을 갖고 있는 경우에 이를 눌러 수동 추가를 할 수 있습니다.
AI 연락처는 서버에서 자동으로 회신 메일에 위에서 설명한 조건을 충족하는 메일의 발신인을 AI 연락처로 추가합니다. 만약 수동으로 등록하고 싶으면, 해당 연락처는 공용 연락처에 중요 연락처로 추가됩니다. 수동으로 하기 위해 를 누르면, 서버에서 이메일을 검토중... 이라는 팝업이 뜨면서 조건 검색과 서명 정보를 분석하여 가져옵니다. 그리고 검토가 끝나면, 해당 이메일을 중요 발신인으로 추가할지를 묻는 팝업창이 나타납니다.
