일정 도우미로 미팅 만들기

일정 도우미(Schedule assistant)는 미팅에 초대할 사용자의 이용 가능한 시간을 참조하여 미팅 시간을 선택할 수 있게 해줍니다. 일정 도우미의 도움을 받으면, 미팅 참석자의 기존 일정을 확인하고 시간을 설정하기 위해 가능한 시간을 살펴보고 선택하여 참석자에게 선택할 수 있게 해줍니다. 캘린더와 메일 작성시 일정 도우미로 미팅 시간 설정을 쉽게 시작할 수 있습니다. 사용 방법에 대해 자세히 살펴보도록 하겠습니다.

선택 불가능 시간과 가능한 시간 구분하기

동료나 다른 사용자와 미팅이나 약속을 잡기 위해 일정 도우미를 이용할 때 상태 표시의 의미를 이해하면 미팅 조회 시간에 대한 의미를 쉽게 조정할 수 있습니다.

불가능 시간: 일정 찾기 화면에서 참석자들의 현재 일정 상태가 반영되어 표시됩니다. 참석자들이 해당 시간대에 약속을 갖고 있다면, 이 시간대는 빨간색으로 시간대가 표시됩니다. 여러명을 초대하는 경우, 해당 시간대에 약속이 불가능한 사람은 창 아래에 아이콘과 불가 상태임을 표시하는 ⓧ가 표시됩니다. 해당 시간에 "몇명이 가능한 시간이 아닙니다." 라는 메시지가 표시되어 해당 시간을 선택할 수 없음을 알 수 있습니다.

가능한 시간: 일정 찾기 화면의 빨간색으로 표시되지 않은 빈 영역을 마우스로 클릭해보면 녹색으로 해당 시간대가 선택되는 것을 볼 수 있습니다. 그리고 하단의 참석자 아이콘에 ⓥ이 표시되어 가능하다는 것을 의미합니다. 녹색으로 표시되는 이 시간대에서는 미팅이나 약속을 잡을 수 있다는 것을 의미합니다. 참석자 모두 가능한 시간대에서는 '모두 가능'이라고 선택 시간에 표시됩니다.

캘린더에서는 직접 이벤트를 작성하는 도중에 일정 찾기의 도움을 받아 참석자의 가능한 시간을 조율한 미팅을 생성하기 때문에 1개의 가능한 시간을 선택하고 미팅 초대를 할 수 있습니다.

그러나 이메일에서 미팅을 하려는 참석자들에게 '가능한 시간 제안'을 하려는 경우는 일정 도우미의 상태 표시를 확인하고 가능한 여러개의 시간을 선택해서 제안할 수 있습니다.

️※ 예외사항

해당 시간에 초대하려는 참석자의 개인 일정이 표시상태가 '한가함(free)'로 선택된 일정이 있는 경우에는 일정 도우미에서 해당 시간은 가능한 시간으로 표시할 수 있습니다. 즉, 해당 시간은 가능한 시간으로 제안 가능합니다.

해당 일자에 참석자의 하루 종일 일정의 표시상태가 '한가함(free)'으로 선택된 일정이 있는 경우에도 일정 도우미에서 해당 시간은 가능한 시간으로 표시할 수 있습니다. 즉, 해당 일자의 하루 종일 일정이 있더라도 미팅 시간 제안이 가능한 시간으로 표시됩니다.
해당 일자에 초대하려는 참석자 중에 한명이라도 하루 종일 일정의 표시 상태가 '바쁨(busy)'으로 설정된 일정을 갖고 있는 경우에는 해당 일자에 가능한 미팅 시간을 선택할 수 없습니다.

캘린더에서 일정 도우미 이용하기

캘린더에서 미팅 생성시 참석자를 선택하고 일정 도우미로 사용 가능한 시간대를 선택할 수 있습니다. 미팅 참석자의 기존 일정을 확인해서 적절한 시간 대를 쉽게 구분할 수 있습니다.

캘린더에서 미팅 주최자가 '새 일정'을 눌러 일정 만들기 창을 엽니다.
참석자 필드에 미팅에 초대할 동료를 입력합니다.
새 일정 만들기 창의 상단 좌측을 보면 '이벤트'와 '일정 찾기' 탭이 있습니다. '일정 찾기' 탭을 누릅니다.
현재 시각을 중심으로 선택 일자의 시간대를 보여주는 일정 찾기 화면에 빨간색으로 참석자들의 사용 일정이 표시됩니다. 기존 일정이 겹치지 않는 시간대를 선택하면 초록색으로 표시되는 시간대가 사용 가능한 시간대 입니다.

만약 선택한 시간대가 참석자들의 '바쁨(Busy)' 상태의 시간대라면, 빨간색으로 표시되어 있습니다. 이 시간대에 미팅 시간을 선택하면, 창 하단의 참석자 이니셜 아이콘에 ✕ 표시가 보이기 때문에 선택할 수 없는 시간대라는 것을 알 수 있습니다. 모두 가능한 시간대는 '한가함(Free)' 영역으로 해당 시간대를 클릭했을 때 참석자 아이콘 옆에 ✔️가 표시되어 사용 가능한 시간임을 알 수 있습니다.

모두 사용 가능한 시간대를 찾았으면, 우측 아래에 있는 '보내기' 버튼으로 미팅 초대 메일을 전송합니다.
참석자들은 다음과 같이 미팅 초대 메일을 받고 수락/거절/보류 반응으로 해당 일정을 처리할 수 있습니다. 수락을 하면 해당 메일은 지운 편지함으로 이동하고, 미팅이 캘린더에 추가됩니다.