계정
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현재 계정을 1개만 추가할 수 있습니다. 앱 설치 후 추가된 계정 정보가 왼쪽에 표시되고, 아래쪽 +, -를 통해 계정 추가/삭제를 할 수 있습니다. 향후 다중 계정을 지원할 계획입니다. 다중 계정을 추가하기 위해서는 설정 > 계정 > 일반 > 좌측 하단의 + 버튼을 눌러 새로운 추가 계정을 설정할 수 있습니다.
오른쪽 창을 보면, 일반, 사서함, 메일 보내기, 인증, 고급의 5개 탭이 표시됩니다.
계정 정보 탭에는 정보와 기본 서명 섹션으로 나뉘어져 있으며, 정보에는 다음과 같은 내용을 수정할 수 있습니다.
설명: 앱 내에서 사용되는 계정명을 표시합니다. 앱에서 표시되는 계정명을 수정할 수 있습니다.
색: 계정 기본 색상을 지정합니다. 자동으로 지정되며, 사용자가 원하는 색상으로 수정할 수 있습니다.
보낸사람 이름: 메일을 보낼 때 사용되는 보낸사람 이름을 지정합니다. 기본값으로는 계정 명의 이름을 사용합니다. 메일을 수신한 사람에게는 여기에서 지정된 이름이 표시됩니다.
메일에 자동으로 포함되는 기본 서명을 설정합니다. 새 메시지와 회신 및 전달 시 사용되는 서명을 다르게 지정할 수 있습니다.
서명 관리 버튼을 누르면, 회사 기본 서명 항목만 표시될 것입니다. 회사 기본 서명 옆의 3점 메뉴 > 복제를 눌러 회사 기본 서명을 복제해서 수정하여 사용할 수도 있으며, 화면 아래쪽의 새 서명 버튼을 눌러 편집기를 이용해서 새로운 서명을 만들어서 추가할 수 있습니다.
새 서명을 만들고 저장하고 나오면, '서명'이라는 동일한 이름의 서명이 추가된 걸 확인할 수 있습니다. 서명 목록에서 새로 복제한 서명 오른쪽 끝에 있는 3점 메뉴를 눌러보면, 사용할 수 있는 기능이 늘어난 걸 볼 수 있습니다. 기본 서명은 오로지 '복제'만 사용할 수 있지만, 사용자가 생성한 서명은 '기본으로 지정', '편집', '이름 바꾸기', '복제', '삭제' 및 '새로고침'을 사용할 수 있습니다. 참고로, 회사 기본 서명은 삭제할 수 없습니다.
'서명'이라고 자동으로 붙여진 서명 이름을 기억하기 쉬운 이름으로 변경합니다. 서명에서 3점 메뉴 > 이름 바꾸기를 눌러 원하는 이름으로 변경합니다.
이제 서명 목록창을 닫고, 계정 정보 > 기본 서명 화면으로 돌아와서, 새메시지 또는 회신 및 전달 서명 옆의 3점 메뉴를 눌러보면, 새로 만든 서명 이름이 보일 것입니다.
사서함 탭을 누르면, 동기화와 시스템 폴더 설정 옵션이 있습니다.
메일 동기화와 관련된 옵션을 지정하는 영역입니다. 이메일을 동기화할 것인지를 On/Off 하는 스위치와 동기화 빈도를 선택하는 옵션이 제공됩니다.
이메일: 이메일 동기화를 할 것인지 끌 것인지를 설정하는 On/Off 스위치입니다.
캘린더: 캘린더 폴더들을 동기화할 것인지를 설정하는 On/Off 스위치입니다.
동기화 빈도: 자동 (푸시) 메일을 수신할 것인지, 지정된 시간 간격으로 서버에 접속해서 메일을 가져올 것인지를 선택하는 옵션입니다. 사용 가능한 옵션은 안함, 5분마다, 10분마다, 15분마다, 30분마다, 1시간마다, 2시간마다, 4시간마다의 옵션이 제공됩니다.
계정이 설정되면, 자동으로 받은 편지함과 중요한 시스템 폴더들은 시스템 폴더로 동기화가 이뤄지지만, 일부 시스템 폴더는 수동으로 지정해주지 않으면 동기화되지 않습니다. 이곳에서 시스템 폴더를 선택해주면 해당 폴더가 서버와 동기화됩니다.
보낸 편지함 (Sent folder): 오른쪽 끝의 3점(⋯) 메뉴를 눌러 보낸 편지함 폴더를 지정합니다.
보관함 (Archive) : 3점 메뉴를 눌러 보관함 폴더로 사용할 폴더를 지정합니다.
정크 메일(Junk Mail): 3점 메뉴를 눌러 정크 메일 폴더로 사용할 폴더를 지정합니다.
지운 편지함 (Trash): 오른쪽 끝의 3점(⋯) 메뉴를 눌러 지운 편지함 폴더를 지정합니다.
메일 발송과 관련된 다음 옵션을 지정합니다.
이 기능은 메일 발송시 현재 추가된 기본 계정으로 메일을 발송하는 것이 아니라 다른 메일 주소를 이용하여 발송하려는 경우에 사용할 수 있는 별칭(Alias) 발송 기능입니다. 이 기능은 회사 메일 서버에 본인 소유의 다른 이메일 주소가 등록된 경우와 별도의 SMTP 서버를 사용하는 외부 주소로도 사용할 수 있습니다.
동일 SMTP 서버를 이용하느 별칭의 사용
OfficeNEXT의 오피스메일 서비스에 가입시 등록한 메일 서버와 동일한 서버를 사용하는 별칭이 있다면, 이름과 이메일 주소를 입력함으로써 간단히 별칭을 추가할 수 있습니다. 기존 SMTP 서버를 사용하기 때문에 별도의 서버 설정이 필요하지 않습니다.
외부 SMTP 서버를 이용한 별칭의 사용: 외부 SMTP 서버를 통해 별칭을 사용하는 경우에는 발신 서버 정보와 포트 번호, 인증 정보 등이 필요합니다. 보안 설정이 올바르게 되어 있는지 확인해야 하며, 발신인 정보는 외부 서버 측에 등록된 정보와 일치해야 합니다.
"다른 이메일 계정 추가"를 누릅니다.
"다른 SMTP 서버를 이용한 외부 별칭 추가"를 누릅니다.
본인 소유의 다른 이메일 주소 추가 창이 펼쳐지고, SMTP 서버 주소와 포트 번호, 보안 포로토콜 선택, 회신 대상 메일 주소 입력 필드가 나타납니다.
외부 SMTP 서버의 발송 메일 주소를 사용할 때는 해당 메일 서비스의 외부 앱에서의 사용 안내를 확인하고 설정하기 바랍니다. 예를 들어, 네이버나 지메일의 경우 일반 로그인 비밀번호가 아닌 앱 비밀번호를 사용해야 합니다.
국내에서 사용되는 몇가지 메일 서비스의 본인 소유 계정을 Alias를 Send as 주소로 사용하기 위해서는 다음과 같은 설정을 사전에 해야 이용이 가능하기 때문에 아래 설정을 참조하십시오.
별칭 주소의 편집
별칭 주소를 사용하다가 서버의 변경 때문에 편집을 하려면, 설정 > 계정 > 메일 보내기로 가서 해당 별칭 오른쪽 끝에 있는 3점 메뉴를 눌러 편집 창을 호출할 수 있습니다.
기본값으로 설정: 해당 별칭을 기본값으로 지정하여 메일 작성시 발송 메일 주소의 기본값으로 설정됩니다.
편집: 해당 별칭의 서버 주소, 포트, 보안 프로토콜 등을 수정하는 편집 화면이 제공됩니다.
삭제: 해당 별칭을 삭제합니다.
참조에 항상 포함: 3점 메뉴를 누르면 나오는 계정을 발송하는 모든 메일의 참조에 자동으로 추가해주는 기능입니다.
숨은 참조에 항상 포함: 3점 메뉴를 누르면 나오는 계정을 발송하는 모든 메일의 숨은참조에 자동으로 추가해주는 기능입니다.
회신 대상(Reply to): 이는 발송 메일 주소가 아닌 다른 메일 주소로 답장을 받고 싶을 때 사용합니다. 예를 들어, John@9folders.com으로 발송했는데, 이에 대한 답장은 Jane@9folders.com으로 받을려는 경우에 사용합니다.
오피스넥스트 인증을 통해 오피스메일 서버스 이용을 위한 계정 확인을 합니다.
회사 관리자가 오피스메일을 활성화했을 때, 서버의 설정 정보가 표시됩니다. 오피스넥스트 가입 기업 고객사의 경우, 오피스메일을 정상적으로 개통하였다면, 다음과 같이 추가된 이메일 계정이 표시됩니다. 여기서 해당 계정을 확인(Verification)과 삭제(removal)을 할 수 있습니다.
OAuth2를 이용하는 오피스넥스트의 계정 인증을 사용할 수 없는 타사 앱에 로그인 해야 하는 경우에 앱 비밀번호를 생성하여 오피스넥스트 인증에 이용할 수 있습니다.
오피스넥스트 계정 밑에 비밀번호 옆의 "생성"을 눌러 앱 비밀번호를 생성하여 오피스넥스트 인증을 지원하지 않는 타사 앱 로그인에 이용할 수 있습니다.
주의: 앱 비밀번호는 최신 보안 표준을 사용하는 최신 앱과 서비스를 사용하는 것보다 보안성이 낮습니다. 여기서 생성한 앱 비밀번호는 오피스넥스트 계정 비밀번호에 영향을 주지 않습니다.
고급 기능은 서버에 설정할 서버 규칙을 설정하는데 사용됩니다. 서버에 수신된 이메일 메시지를 어떻게 자동으로 처리할 지에 대한 규칙(Rule)을 정하여 서버에서 자동으로 분류되도록 지정할 수 있습니다.
서버 규칙 관리 버튼을 누르면 새로운 창이 열리고, 새 규칙을 추가할 수 있습니다. 새 규칙 추가 버튼을 누르면 조건 추가 및 동작 추가 화면이 나타나서 이메일 분류에 대한 조건과 동작을 추가할 수 있습니다.
먼저 만들려는 규칙 이름을 지정하고, 조건과 동작을 지정합니다. 서버 적용 규칙을 작성하여 추가해두면 맨 위에 추가된 규칙부터 적용됩니다.
조건 추가: 지원되는 조건은 "보낸사람(From)", "받는사람(To)", "제목 포함(Subject Includes)", "본문에 포함(Body includes)"과 "제목 또는 본문에 포함(Subject or body includes)"입니다.
동작 추가: 조건에 맞는 이메일이 들어왔을 때 어떤 작업을 적용할 것인지를 지정합니다. 지원되는 동작은 "이동(Move to)", "복사(Copy to)", "삭제(Delete)", "읽음 표시(Mark as read)", "정크 메일로 표시(Mark as junk)", "전달(Forward to)", "리다이렉션(Redirect to)" 등이 있습니다.
이후 규칙 처리 중단: 해당 규칙이 처리되고 이후 규칙을 처리 중단하도록 하는 옵션입니다.
예를 들어, John.doe@nextintelligence.ai 라는 이메일 주소를 가진 사람이 보낸 메일은 자동으로 "지운 편지함"으로 "이동"시키고 싶으면, 다음과 같이 규칙을 만들 수 있습니다.
조건: "보낸 사람"에 John.doe@nextintelligence.ai 라는 이메일 주소를 추가.
동작: "이동"을 선택하고 "지운 편지함" 폴더를 선택합니다.
규칙을 저장하고 서버규칙 추가 화면에 나와보면 "폴더 이동"이라고 만든 규칙이 추가된 것을 볼 수 있습니다.
규칙 목록 왼쪽에 On/Off 스위치가 있어, 규칙을 적용하고 싶지 않을 때는 해당 규칙을 필요에 따라 쉽게 끄고 켤 수 있습니다.
서버 설정의 하위 항목으로 '수신 허용, 차단' 옵션의 '발신인 관리' 버튼을 누르면 발신인이 보낸 메일의 수신 허용 여부 및 차단 등을 설정할 수 있습니다. 이 기능은 스팸 발신인을 차단하는 기능입니다.
수신 허용 발신인 추가: 이 기능은 해당 발신인이 스팸으로 처리되지 않도록 수신 허용 목록에 추가하는 기능입니다. '수신 허용 발신인 추가' 버튼을 누르면, 이메일 주소를 입력할 수 있는 대화창이 나타납니다. 여기에 수신 허용에 추가할 발신인의 이메일 주소를 입력합니다.
수신 허용 발신인에 추가되며, 이메일 주소 오른쪽에 편집 및 삭제 아이콘이 있어 해당 발신인 주소를 편집하거나 삭제할 수 있습니다.
차단 발신인: 이 옵션은 특정 발신인을 정크 메일로 처리되도록 차단 목록에 추가하는 기능입니다. '차단 발신인 추가' 버튼을 누르면 대화창에 차단할 발신인의 이메일 주소를 등록합니다.
전달 (Forwarding) 기능은 오피스메일에 등록된 계정으로 도착한 메일을 다른 계정으로 자동으로 전달하기 위한 기능입니다.
전달 옆에 있는 스위치를 켜고 오른쪽 끝에 있는 + 버튼을 누르면, 이메일 입력창이 나타나고, 메일을 전달할 이메일 주소를 입력합니다. 그리고 아래쪽에 "전달된 메시지의 복사본 보관" 옵션이 표시됩니다. 이 옵션을 체크하면 전달 후 메시지 사본을 보낸 편지함에 저장합니다.
오피스메일에 추가된 기본 회사 계정을 삭제하려면 설정 > 계정에서 왼쪽 패널에서 계정을 삭제할 수 있습니다. 왼쪽 패널 하단의 을 눌러 삭제합니다.
