AI 연락처
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현재 오피스메일은 공용 연락처라는 전사적 외부 연락처 관리 서비스를 제공합니다. 고객/거래처 정보를 개인이 아닌 회사 자원으로 관리하는 목적으로 사용합니다.
기존 공용 연락처의 경우 사용자가 직접 연락처를 등록해줘야 하는 번거로움이 있었습니다. 하지만 AI 연락처 기능 추가로 자동으로 연락처가 등록이 됩니다.
직원들이 수신한 이메일에서 발신자의 서명 정보를 추출해서 AI 연락처로 등록하고 자동 분류를 해줍니다.
광고 메일이나 원치 않는 메일에서 연락처를 추출할 가능성이 있어서 연락처 추출 방식을 개선할 예정입니다.
기본적으로 외부 거래처(다른 도메인의 메일주소로 수신된 메일)에서 온 메일에 답장을 하면, 오피스메일 서버의 AI가 해당 메일이 회사명/전화번호/이메일 주소 등의 조건을 갖춘 서명을 갖고 있는지 판단한 후에, 이 조건을 충족하면 해당 연락처를 공용 연락처 > AI 연락처에 자동으로 등록합니다.
AI 연락처에 등록되는 연락처는 다음과 같은 조건을 만족하는 경우에, 서버에서 자동으로 해당 메일의 서명 부분을 추출하여 AI 연락처에 등록하게 되어 있습니다.
다른 도메인이나 다른 회사에서 온 메일에 답장을 쓰는 경우.
해당 메일이 서명을 가지고 있으며, 회사명, 전화번호, 이메일 주소 등을 갖고 있는 경우.
위와 같은 조건에서 중요 발신인으로 지정하는 과정에서 서버가 해당 메일의 발신인의 서명 정보를 읽어서 메일 주소와 비교한 뒤 일치하면 AI 연락처에 자동으로 등록하게 됩니다.
이렇게 수동 추가한 중요 연락처는 공용 연락처에 중요 발신인으로 추가됩니다. AI 연락처에는 자동으로 등록된 연락처만 표시됩니다.
기타로 분류된 메일의 발신인 주소 오른쪽 옆에 표시되는 아이콘을 갖고 있는 경우.
수신한 메일의 보낸사람 오른쪽에 아이콘을 누르면, 중요 발신인 추가라는 팝업이 뜨면서 오피스메일 서버의 AI 기능이 해당 메일에서 위에 나열된 조건과 서명 정보를 분석하여 가져옵니다. 그리고 검토가 끝나면, 해당 이메일을 중요 발신인으로 추가할지를 묻는 팝업창이 나타납니다. 다음 화면 순으로 진행되어 쉽게 중요 발신인으로 추가할 수 있습니다.
