공용 연락처
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공용 연락처는 고객/거래처의 연락처입니다. 회사 내에서 공용으로 사용되는 연락처입니다. 서버에 등록되어 사내 모든 조직 구성원에게 공유되는 연락처로, 고객이나 거래처의 연락처들이 표시됩니다. 고객/거래처는 누구나 등록 및 삭제할 수 있습니다.
연락처 폴더 창의 공용 연락처 하위 폴더의 오른쪽 옆에는 파란색으로 등록된 항목의 갯수가 표시됩니다.
공용 연락처는 3개 창으로 구성되어 있으며, 왼쪽은 폴더 목록, 가운데는 연락처 목록, 오른쪽은 세부 내용창이 표시됩니다.왼쪽 창에서 폴더 목록을 선택하고 가운데 창인 연락처 항목 목록을 스크롤 해보면 화면 아래쪽 마지막 연락처 밑에 연락처 갯수가 표시됩니다.
목록 창에서 공통적으로 사용되는 기능이지만, 연락처 항목에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러서 '즐겨찾기 추가'를 할 수 있습니다.
즐겨찾기에 추가된 연락처는 '내 즐겨찾기' 폴더에서 해당 연락처를 마우스 오른쪽 버튼으로 누르면, '즐겨찾기에서 제거'를 눌러 뺄 수 있습니다.
현재 연락처 앱의 상단의 '새 연락처'를 눌러 추가하면, 공용 연락처의 전체 연락처에 등록됩니다. 조직 내부 직원 누구나 새로운 고객이나 거래처 연락처를 등록할 수 있습니다.
이름/성: 이름과 성을 입력합니다.
이름 추가: 한국에서는 일반적이지 않지만, 외국인의 경우, 중간 이름이 있는 사람도 있기 때문에, 필요한 필드를 추가해서 등록할 수 있습니다. (호칭, 중간이름, 이름 접미사, 이름 (소리나는대로), 성 (소리나는대로), 애칭) 등을 추가할 수 있습니다.
회사/직함/부서: 회사명과 직함, 소속 부서 등을 입력합니다.
입력정보를 전부 채웠으면, 입력 화면의 아래에 있는 '저장'을 눌러 연락처를 저장합니다.
삭제가 2단계로 이뤄지기 때문에, 언제든지 휴지통 폴더에서 다시 공용 연락처 목록으로 복구할 수 있습니다. 회사 내 모든 직원들이 사용하는 공용 연락처이므로 실수로 삭제되는 일 없이 안전하게 사용할 수 있습니다.
삭제된 연락처는 '휴지통' 폴더로 옮겨지기 때문에, 맨 왼쪽 폴더 창에서 '휴지통'을 선택하면 삭제된 연락처를 볼 수 있습니다. 여기에서 다시 복구시킬 필요가 있는 연락처는 상단의 2개 휴지통 모양에서 오른쪽 복구 아이콘을 눌러 복구시킬 수 있습니다.
고객/거래처 연락처를 등록할 때 범주를 지정해두면, 범주별로 분류해서 볼 수 있는 장점이 있습니다. 예를 들어, 오피스메일과 관련된 거래처라 범주를 지정해두면, 해당 범주를 갖는 모든 연락처를 범주 보기에서 따로 불러 볼 수 있습니다.
범주를 지정하려면, 목록에서 편집하려는 연락처를 선택하고 우측 연락처 보기 창에서 '연락처 편집'을 누릅니다.
연락처 편집 창이 나타나고, 범주 설정을 눌러 기존에 등록한 범주가 있다면 원하는 범주를 선택하거나 아니면 새로운 범주를 만들어 추가할 수 있습니다.
새 범주를 추가하려면, 창 하단의 '범주 관리'를 눌러 나타난 화면에서 '새 범주'를 눌러 추가하려는 범주명을 입력합니다. 범주명을 입력하고 확인을 누르면 범주 관리 화면에 추가한 항목이 보일 것 입니다. 이름을 변경하거나 다른 색상으로 바꿀려면, 범주명 옆에 있는 연필 아이콘을 눌러 변경할 수 있습니다.
지원되는 범주 색상은 코코아, 홍학, 토마토, 귤, 호박, 망고, 유칼립투스, 바질, 피스타치오, 아보카도, 시트론, 바나나, 세이지, 공작, 코발트, 블루베리, 라벤더, 등나무꽃, 흑연, 자작나무, 적색 치커리, 벚꽃, 포도, 자수정 등 입니다.
맨 오른쪽 창인 연락처 상세 정보 보기 화면은 등록된 정보의 양에 따라 좌우됩니다. 이메일 주소, 전화번호, 주소, 사이트 주소, 기념일 등의 등록된 정보가 연락처를 선택했을 때 정보창에 표시됩니다.
연락처 정보의 상단의 성명 및 회사 정보 밑에 보면 몇개의 탭(tab)이 보일 것입니다.
연락처: 연락처의 등록 정보를 보여줍니다.
이메일: 해당 연락처와 주고 받은 메일 목록을 보여줍니다.
파일: 해당 연락처와 주고 받은 메일에 포함된 첨부 파일을 보여줍니다.
기록: 연락처가 생성, 수정된 변경 이력이 표시됩니다.
새 연락처: 공용 연락처의 전체 연락처에 새로운 연락처를 등록합니다. 새 연락처 버튼을 누르면 새 창이 별도로 열리고, 새로운 연락처를 입력할 창이 열립니다. 여기에서 각 항목 필드에 정보를 입력하고 화면 아래에 있는 '저장'을 눌러 연락처를 저장합니다.
연락처 사진: 연락처의 사진이 있으면, 아이콘을 눌러 사진을 선택합니다. 사진을 추가하지 않으면, 성이나 이름의 첫자가 표시됩니다.
직장: 등록하려는 연락처의 직장 이메일 주소를 입력합니다. 만약 개인 이메일 주소를 입력하려면, 직장 옆의 v 를 눌러 개인을 선택하고 입력하면 됩니다. 입력 필드가 부족하면, '이메일 추가'를 눌러 필요한 필드를 추가합니다.
직장: 등록하려는 연락처의 직장 전화번호를 입력합니다. 등록하려는 전화번호가 휴대전화이거나 다른 형태라면 v 를 눌러 적합한 전화 형태를 선택하여 등록합니다. 전화가 여러개인 경우, '전화 추가'를 눌러 필요한 필드를 추가합니다.
주소 추가: 해당 연락처의 주소를 추가합니다. 직장 및 집 등의 주소를 선택해서 추가할 수 있습니다.
URL 추가: 연락처 당사자의 회사 URL이나 개인 블로그 등의 URL을 등록합니다.
날짜 추가: 연락처 당사자의 생일, 기념일, 기타 미팅 날짜 등을 추가합니다.
관계 추가: 연락처 당사자의 관계 인물에 대한 정보를 추가합니다.
사용자 정의 추가: 기존 입력 항목에 없는 새로운 항목이 필요한 경우, '사용자 정의 추가'를 눌러 추가합니다.
범주 설정: 연락처를 등록할 때 범주를 지정해두면, 목록에서 동일한 범주를 가진 연락처들을 분류하기 편리합니다. 예를 들어, 어떤 프로젝트에 관련된 연락처라면, 해당 프로젝트 명으로 범주를 만들어두면 편리합니다.
메모: 연락처와 관련된 텍스트 정보를 저장합니다. 예를 들어, 만난 날짜, 협의 내용 등을 기록해두면 다음 번 만들 때 쉽게 관련 정보를 기억해낼 수 있어 편리합니다. 그리고 조직 내의 다른 다른 사람이 업무를 인수인계할 때에도 연락처와 관련된 정보를 쉽게 전달 받을 수 있습니다.
새로 추가되거나 수정된 공용 연락처는 전체 연락처 폴더의 목록창의 연락처 이름 옆에 빨간색 점()이 표시됩니다. 빨간색 점 표식이 붙은 연락처는 24시간 이내 추가되거나 수정된 연락처임을 알려줍니다.
등록된 공용 연락처의 전체 연락처 목록에서 삭제하는 방법은 연락처 목록에서 삭제하려는 연락처를 클릭한 후에, 상단의 휴지통 아이콘()을 누르면 연락처가 삭제됩니다. 바로 직접 삭제되는 것은 아니고, 다음과 같은 팝업 메시지가 나타나고, 해당 연락처를 휴지통 폴더로 옮길지 여부를 묻습니다. 여기서 '확인'을 누르면 휴지통 폴더로 이동합니다.
휴지통 폴더의 상단에 있는 복구 ()아이콘을 눌러 해당 연락처를 복구 시킵니다.
