메일에서 오피스노트를 이용한 문서 공유
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오피스넥스트 기업 고객이 오피스메일을 이용하는 경우에 메일 작성시 툴바의 오피스노트 아이콘 ()을 눌러 개인 공간이나 팀 공간에 저장된 문서를 공유할 수 있습니다.
먼저 오피스메일 설정에서 오피스노트 서비스에 로그인을 하십시오.
메일에 추가하는 방법과 사용법은 다음 링크에서 확인할 수 있습니다.
그럼 오피스노트에서 문서 작성 후 메일에서 추가하는 방법에 대한 설명을 살펴보겠습니다.
오피스노트에는 공간 > 페이지 개념으로 문서 작성이 이뤄집니다. 기본적으로 제공되는 템플릿을 이용해서 작성할 문서 형태를 선택하고 수정할 수도 있으며, AI를 이용해서 다양한 문서 형태를 자동 생성할 수 있으며, 빈페이지 및 진행 경과를 볼 수 있는 보드 형태의 문서 형태를 사용할 수 있습니다.
예를 들어, 회사에서 회의를 진행하고 회의록을 작성하려고 할 때 오피스노트에서 제공하는 회의록 양식을 이용해서 쉽게 작성할 수 있습니다. 이를 저장해두고, 오피스메일에서 오피스노트 연동을 통해 메일에 쉽게 링크로 첨부할 수 있습니다.
하나씩 순서대로 알아보도록 하겠습니다.
1️⃣ 좌측 상단의 + 아이콘을 눌러 새 페이지 생성을 합니다. 생성할 페이지의 유형에 맞는 형태를 선택할 수 있습니다. 오피스봇을 이용한 문서 생성을 선택합니다.
2️⃣ 회의록을 한번 생성해보겠습니다. 오피스봇이 생성해주는 샘플 회의록이 표시되는 작은 팝업이 나타납니다.
3️⃣ 팝업 왼쪽 아래에 "본문에 삽입하기"를 눌러 페이지에 추가합니다. 이제 샘플 회의록이 페이지에 자동 추가된 것을 볼 수 있습니다. 해당 목차나 참석자, 안건 등의 내용을 수정하여 필요한 회의록 형태로 수정합니다.
4️⃣ 문서 작성이 완료되면, 우측 하단의 "저장"을 눌러 오피스토의 클라우드에 저장합니다. 오피스노트의 공간 화면에 나와서보면, 작성된 회의록이 목록에 표시되는 것을 볼 수 있습니다.
5️⃣ 이제 오피스메일로 돌아와서, 새메일을 작성하여 참석자들에게 회의록을 전달해보겠습니다. 오피스메일을 실행하고, "새 메일"을 눌러 메일 작성을 합니다.
6️⃣ 새 메일 작성 창의 툴바 맨 왼쪽을 보면 오피스노트 로고 아이콘이 보일 것입니다. 만약 오피스메일에서 오피스노트에 로그인 관련 설정을 하지 않았다면, 이것을 누를 때 오피스노트 로그인 화면이 나타납니다.
7️⃣ 이메일과 비밀번호를 입력하고 오피스노트에 로그인하면, 공간과 웹 공유를 선택할 수 있는 화면이 표시됩니다. 여기서 오피스노트에 저장해둔 회의록이 저장된 공간을 선택합니다.
8️⃣ 해당 공간에서 작성해 둔 회의록을 선택하기 위해 체크박스를 누릅니다. 그리고 "추가" 버튼을 눌러 메일에 추가합니다.
9️⃣ 이제 메일에 추가된 회의록 링크를 볼 수 있습니다. 필요한 내용을 추가하고 수신인들에게 회의록을 전송하시면 됩니다.
이제 발송 버튼을 눌러 전송하면 해당 링크가 포함된 메일이 수신인들에게 전송됩니다. 오피스노트에서 문서 생성 후 저장하고, 오피스메일에서 메일에 해당 문서의 링크를 추가하여 발송하는 전 과정을 설명드렸습니다. 오피스노트의 기능은 편집기이자 템플릿화된 다양한 문서 서식과 AI 봇을 이용한 자동 생성 문서의 형태가 많습니다. 회사 업무에 필요한 문서를 쉽게 만들어서 메일로 업무 효율을 높일 수 있습니다.
